Nýtt TOK bókhald til framtíðar

Það eru spennandi breytingar á TOK bókhaldskerfinu.

Ég ætla hér í þessum pistli að gera grein fyrir spennandi breytingum sem eru að verða á TOK bókhaldskerfinu en það á sér langa og farsæla sögu á íslenskum markaði. TOK kom fyrst á markaðinn í lok 8. áratugarins en náði verulegum vinsældum hjá minni fyrirtækjum og einstaklingum með eigin rekstur snemma á níunda áratugnum þegar PC-tölvan náði útbreiðslu.  Nú skipta viðskiptavinirnir þúsundum og hefur fjölgað stöðugt hin síðari ár. 

Hvernig gerum við gott betra?

Við hjá Advania höfum um nokkurt skeið velt því fyrir okkur hvernig við eigum að þróa TOK áfram í takt við auknar kröfur viðskiptavina. Hverjar eru þessar auknu kröfur og hvernig birtast þær? Við þekkjum flest, og erum farin að nýta okkur, margvíslega þjónustu sem netið hefur opnað og var óþekkt fyrir nokkrum árum síðan. Við eigum samskipti við vini og kunningja gegnum ýmsa samfélagsmiðla og geymum þar oft mikilvæg gögn. Við varðveitum og deilum myndunum okkar í „skýinu“ og eigum sömuleiðis margvísleg samskipti við þjónustuaðila sem hafa opnað gáttir fyrir viðskiptavini sína á netinu.

Okkur finnst sjálfsagt að geta tengt okkur hvar og hvenær sem er til að nálgast gögn og upplýsingar. Við gerum þá kröfu að samskiptin séu hraðvirk og örugg, að við þurfum ekki að velta vöngum yfir því hvort tekin séu reglulega öryggisafrit af því sem er geymt svo nokkur atriði séu nefnd. 

Bókhaldskerfi í takt við tímann

En hvað kemur þetta bókhaldskerfum við? Í stuttu máli sagt, þá kalla viðskiptavinir í vaxandi mæli eftir því að bókhaldið þeirra bjóði upp á sams konar möguleika og lýst er hér að ofan. Með þetta að leiðarljósi lögðumst við hjá Advania undir feld og veltum fyrir okkur hvers konar bókhaldskerfi myndi uppfylla þessar kröfur – til framtíðar. Kröfurnar sem við vildum að nýtt og betra TOK bókhald uppfylltu væru til dæmis: 

• Vera aðgengilegt í „skýinu“ – hvar sem er, hvenær sem er
• Gögn hýst innanlands – ekkert erlent niðurhal
• Einföld og fljótleg uppsetning
• Auðveldur aðgangur hvar og hvenær sem er í gegnum vafra eða spjaldtölvu
• Öryggi – eins og best verður á kosið
• Sveigjanlegt – geta fækkað eða fjölgað notendum að vild og geta greitt fyrir aðgang að kerfinu í sveigjanlegri áskrift
• Hagkvæmt í rekstri
• Geta tengst skrifstofuumhverfi viðskiptavina (Word, Excel o.fl.) á einfaldan hátt

Núverandi TOK kerfi byggir, líkt og mörg önnur hliðstæð hér á markaðnum, á tækni sem ekki var hugsuð  til að uppfylla þessar þarfir. Við stóðum því frammi fyrir þeirri staðreynd að endurskrifa þyrfti TOK frá grunni eða finna annan valkost. Við hófum því viðræður við Microsoft og til að gera langa sögu stutta tókust samningar um að næsta kynslóð af TOK byggir í grunninn á Dynamics NAV eða Navision kerfinu sem hefur verið hér á markaði í á annan áratug og notið mikilla vinsælda. 

TOK bókhald er auðvelt og einfalt í notkun

Nú kunna einhverjir að spyrja: Er NAV ekki alltof stórt og viðamikið kerfi? Því er til að svara að nýja TOK, eins og það mun áfram heita, er mjög einfölduð útgáfa af NAV en nýtir sama grunn sem Microsoft hefur nýlega endurgert. Allt viðmót hefur verið einfaldað til muna og bætt við aðgerðum til að flýta vinnslu. 

Mismunandi útfærslur á TOK bókhaldi

TOK verður boðið í mánaðarlegri áskrift í tveimur útfærslum. Sú fyrri innheldur eftirtaldar einingar: 

• Fjárhagur
• Viðskiptamenn
• Lánardrottnar
• Birgðir 
• Innkaup
• Sala og verkbókhald 

Síðari útgáfan innheldur ofangreindar einingar auk launabókhalds. 

Hentar íslenskum aðstæðum

Íslenskar sérlausnir fylgja alltaf með og eru þessar helstar: 

• Bankalausnir og afstemningar
• Rafrænir reikningar og tenging við Skeytamiðlara Advania
• Skönnun fylgiskjala auk ýmissa annarra smærri aðlagana

Notendur geta verið allt að 10 – þrír með fullan aðgang að öllu, sjö með minni aðgang. Auk þess fylgir með sérstakur aðgangur fyrir bókara. 

Hýst innanlands með öruggum hætti

TOK er sem sagt allt í senn fullkomin, einföld og notendavæn lausn fyrir minni fyrirtæki og einyrkja sem er hýst í fullkomnu gagnaveri Advania. Nánari upplýsingar eru á vef Advania. 

Upptökur af fyrirlestrum og viðtal frá morgunverðarfundi um nýtt og betra TOK bókhald sem haldinn var 21. maí 2015

Viðtal við Sigrúnu Eir Héðinsdóttur, sérfræðing hjá Advania um nýtt TOK bókhald

Nýir tímar í TOK  
Gunnar Ingimundarson, forstöðumaður og Thomas Halse, Microsoft

Kíkjum undir húddið á TOK í áskrift
Ragnar Níels Steinsson, ráðgjafi 

Hvaða áhrif hefur þessi breyting á mig? 
Sigurður Eggert Gunnarsson, sérfræðingur